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Freelancer Kalkulation

Mini-Blog

Was als Freelancer so alles in die Kalkulation einfließen muss
Wenn man als Freelancer seinen Stundensatz kalkulieren will, sollte man sich nicht nur auf sein Bauchgefühl verlassen, sondern tatsächlich kalkulieren, was man denn tatsächlich braucht, um den Spaß an der Tätigkeit nicht zu verlieren.
Dabei spielt es auch immer eine große Rolle, wie man seine Auslastung mit in die Kalkulation mit einbezieht. In vielen Fällen muss man durchaus davon ausgehen, dass man nicht immer eine 100%ige Auslastung erzielen kann. Nicht nur die üblichen Tätigkeiten für Organisation, Akquisition und Buchhaltung gehen von der Zeit ab, die man in Rechnung stellen kann, sondern auch Leerlaufzeiten zwischen Projekten können ja mal vorkommen.
Genauso kann es nicht schaden ein kleines bisschen Urlaub mit einzuplanen, in dem man tatsächlich ausspannt. Dies bedeutet jedoch auch, dass für diese Zeiten keine Rechnungen geschrieben werden können.


Wie viele Arbeitatage hat das Jahr?
Ausgehend von 365 Tagen des Kalenderjahres müssen zur Ermittlung der Arbeitstage einige Abstriche gemacht werden:

  • 52 Wochenenden (104 Tage)

  • 10 gesetzliche Feiertage (im Durchschnitt und je nachdem, wie sie in die Wochentage fallen) Hier ein kleiner Link Feiertage ermitteln

  • 15 Tage Urlaub (angestellte Arbeitnehmer haben 25)

Damit bleiben insgesamt 236 Arbeitstage übrig. Darin sind noch keinerlei Krankheitstage oder sonstiges berücksichtigt. Ja, auch Freelancer werden ab und zu mal von einer kleinen Grippe heimgesucht!

Kosten
Als nächstes sollte eine kleine Kostenaufstellung folgen. Diese sollte möglichst vollständig sein, denn man möchte ja mit seinem Stundensatz mal mindestens seine laufenden Lebenshaltungskosten abdecken, wenn mann schon sonst keinen Spaß hat :)
Was alles so zu den Kosten zählen kann:

  • Miete / Abtrag für Wohnung/Haus

  • Nebenkosten der Miete, Unterhaltskosten für Haus (Abwasser, Grundsteuern, Heizkosten, Strom, etc.)

  • Miete & Nebenkosten für ein eventuell angemietetes Büro

  • Essen / Trinken

  • Krankenversicherung

  • Sonstige Versicherungen (Haftpflicht, Rechtschutz, Gebäudeversicherung, etc.)

  • Altersvorsorge (sollte man tun)

  • Steuervorauszahlungen (gemessen am Vorjahres-Steuerbescheid) Hier ein kleiner hilfreicher Link zur Steuerermittlung. Dabei bitte auch nicht die Gewerbesteuer vergessen, wenn ein Gewerbe angemeldet wurde

  • Beiträge (IHK, Verbände)
  • KFZ-Kosten (Anschaffung/Abschreibung, Betriebskosten, Benzin, Versicherung)
  • Eine Pauschale für sonstige Ausgaben
  • Eine Pauschale für eine kleine Rücklage (z.B. Steuernachzahlungen, unerwartete Ereignisse)
  • Evetuelle Abtragung von Krediten etc.

Man kann diese Kosten auch aufteilen in monatliche und jährliche Kosten. Aus der Summe all dieser Kosten errechnet sich ein Kosten-Betrag pro Jahr.

Prozentuale Auslastung
Im letzten Schritt der Kalkulation sollte man eine kleine Tabelle erstellen, in der verschiedenen Szenarien für die erwartet Auslastung pro Jahr aufgestellt sind.
Sicherlich ist eine Auslastung von 100% ein erstrebenswertes Ziel, jedoch meist nicht wirklich realistisch. Die schon angemerkte Krankheit kann zur Reduzierung führen, oder auch der hin und wieder notwendige Bürotag, um Rechnungen zu schreiben, die Buchhaltung vorzubereiten, oder auch eine Zeit, in der man sich um die Gewinnung von neuen Projekten kümmern muss.
Wird also beispielweise von einer Auslastung von 80% ausgegangen, so beudeutet dies, dass 189 Tage (von 236) abgerechnet werden können.
Der anzustrebende kostendeckende Tagessatz für den Freelancer berechniet sich damit aus der Formel:
<Kosten pro Jahr> : (<Anzahl Arbeitstage pro Jahr> * <Auslastung %>)
Wohlgemerkt ist dies dann nur der netto Tagessatz der zur Kostendeckung ausreicht. Nicht enthalten ist angestrebter Gewinn und laufende Projekt-Nebenkosten (z.B. Reisekosten, Unterbringung).

Als Endergebnis sollte dabei so etwas wie die nachstehende Tabelle (Biespielwerte) herauskommen.

Auslastung |  Kostendeckender Tagessatz                               | Bei 8h/Tag
               |  
jeweils zuzüglich Fahrtkosten / Spesen                 |
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100%           272,37 €  236 Auftrags-Tage                                  34 €/h
90%             302,64 €  212 Auftrags-Tage                                  38 €/h
80%             340,47 €  189 Auftrags-Tage                                  43 €/h
70%             389,10 €  165 Auftrags-Tage                                  49 €/h
60%             453,95 €  142 Auftrags-Tage                                  57 €/h
50%             544,75 €  118 Auftrags-Tage                                  68 €/h
40%             680,93 €    94 Auftrags-Tage                                  85 €/h
30%            907,91 €     71 Auftrags-Tage                                113 €/h
20%         1.361,86 €     47 Auftrags-Tage                                170 €/h


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